Layout atau Tata Ruang Rapat

LAYOUT ATAU TATA RUANG RAPAT

Mata Kuliah : Media dan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Rombel : P AP 2020 A

Dosen Pengampu : Bp. Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.
Kelompok 1
Nama Anggota :
1. Susi Halimah         (7101420008)
2. Ananda Destya S  (7101420096)
3. Jumiatun                (7101420195)
4. Tazkia Fitrah A     (7101420288)
5. Ardhana Putra P   (7101420331)

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh...

Kali ini kami akan mengulas materi mengenai layout atau tata ruang rapat. Materi ini merupakan bagian dari Mata Pelajaran Humas dan Keprotokolan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Administrasi Perkantoran. Materi ini sebagai pendukung tugas pada Mata Kuliah Media dan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang diampu oleh Bapak Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.

Penyelenggaraan rapat di suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting bagi kemajuan suatu perusahaan. Penyelenggaraan rapat terdiri dari beberapa jenis rapat berdasarkan jangka waktunya yaitu rapat mingguan, rapat bulanan, rapat semesteran, dan rapat tahunan. Rapat memiliki peranan penting dalam suatu organisasi yang bertujuan agar dapat mengembangkan rasa percaya diri peserta rapat untuk mengungkapkan idenya dan pengambilan keputusan. Kegiatan rapat di setiap perusahaan memiliki penanggung jawab untuk itu diperlukan penanggung jawab rapat yang bisa dipercaya untuk dapat menyelenggarakan rapat. Dalam hal ini, pengaturan tempat duduk untuk ruang rapat memang memerlukan skill tersendiri yang disebut dengan layout atau tata ruang rapat. Pada umumnya, teknik pengaturan model tempat duduk ini dilakukan dengan menyesuaikannya terhadap jumlah peserta rapat dan suasana yang ingin dibangun di dalam ruangan. Ada beberapa model pengaturan tempat duduk diantaranya tempat duduk dengan gaya konferensi seperti pada rapat-rapat besar dan gaya huruf U untuk rapat-rapat biasanya. Pemilihan yang tepat dapat menciptakan ruang rapat yang ideal sesuai kebutuhan kantor.

Pengertian Tata Ruang Rapat
Tata ruang rapat berhubungan erat dengan tata ruang kantor karena adanya tata ruang rapat menjadi salah satu bagian penting dalam pelaksanaan tata ruang kantor. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris yaitu office layout atau layout. George R. Terry dalam The Liang Gie (2000:186) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak. Kemudian menurut The Liang Gie, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada tata letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi pegawai. Ida Nuraida (2008:142) mengatakan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja. Berdasarkan beberapa pengertian tata ruang kantor maka dapat diambil kesimpulan bahwa tata ruang rapat adalah penyusunan peralatan rapat yang meliputi meja, kursi, dan media-media penyampaian rapat sesuai dengan kebutuhan atau kepentingan rapat agar berjalan dengan efektif dan efisien.

Tata Ruang Rapat (Rapat Formal dan Informal)

1. Rapat Formal (Gaya Konferensi)

Rapat formal adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya. Pada rapat formal biasanya menggunakan layout atau tata ruang rapat dengan gaya konferensi. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work.

2. Rapat Informal (Gaya Huruf U)

Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi. Pada rapat informal biasanya menggunakan layout atau tata ruang rapat dengan gaya huruf U. Gaya huruf U merupakan pengaturan tempat duduk yang cocok untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

Prinsip-Prinsip Tata Ruang Rapat
Pada dasarnya prinsip tata ruang rapat hampir sama dengan prinsip tata ruang kantor hanya saja dengan lingkup yang lebih kecil. Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang rapat yang efektif yaitu sebagai berikut:

• Mengkondisikan arus rapat agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya criss crossing dan back tracking dalam rapat.
• Tim kerja atau tim rapat harus ditempatkan pada area meja rapat yang berdekatan sehingga dapat berkoordinasi dengan baik.
• Pelaksanaan rapat didukung oleh adanya tim rapat yang membutuhkan konsentrasi sehingga rapat harus didesain di ruang yang tenang dan nyaman.
• Alokasi desain ruang rapat didasarkan pada posisi pemimpin dan pegawai sehingga rapat dilaksanakan dengan struktur tempat yang jelas. 
• Peralatan-peralatan rapat harus dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan atau kepentingan rapat.
• Menganalisis atau memperhatikan hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai terlebih dahulu sebelum melaksanakan rapat.

Tujuan Tata Ruang Rapat

Ruang rapat (meeting room) adalah ruangan yang difungsikan sebagai tempat berkumpul, berdiskusi, rapat, untuk menentukan prioritas atau membuat tujuan. Penataan ruang rapat bertujuan untuk menciptakan suasana tertib penyelenggaraan rapat sehingga semua sumber daya rapat atau dana dapat digunakan dengan efisien dan tercapainya tujuan organisasi secara efektif. Secara terperinci, tujuan tersebut yaitu sebagai berikut:

• Rangkaian kegiatan rapat dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien 
• Kenyamanan rapat terjamin dan terselenggaranya rapat yang kondusif
• Kemudahan dalam melakukan perubahan tata ruang rapat dan pengawasan pelaksanaan rapat
• Adanya kepuasan dari peserta rapat
• Rapat berjalan dengan lancar
• Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif
• Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat
• Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan 

Faktor-Faktor Penting Tata Ruang Rapat

1. Cahaya penerangan. Apabila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan yaitu hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah, kualitas pekerjaan lebih baik, semangat kerja pegawai lebih baik, dan memberikan prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan warna. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.

3. Ventilasi udara. Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

4. Pengaturan tempat duduk. Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Demikian, materi mengenai layout atau tata ruang rapat yang dapat kami sampaikan. Mohon maaf apabila masih terdapat kesalahan dalam penulisannya. Semoga bermanfaat, terima kasih...

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh...