Tim, Kelompok, dan Komunikasi dalam Organisasi Karang Taruna

Tim, Kelompok, dan Komunikasi dalam Organisasi Karang Taruna

Nama : Susi Halimah

NIM : 7101420008

Rombel : P AP 2020 A

Dosen Pengampu : Bp. Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.

Peta konsep

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Pada kesempatan kali ini, blog yang saya buat berguna untuk memenuhi tugas Ujian Akhir Semester Mata Kuliah Pengantar Manajemen. Kali ini saya akan membahas mengenai tim, kelompok, dan komunikasi dalam organisasi karang taruna. Pertanyaan mendasar yang terlintas dalam benak kita, seberapa pentingkah manajemen dalam suatu organisasi? Dalam semua organisasi tentu saja mengharapkan tercapainya tujuan bersama, maka manajemen sangat diperlukan sebagai sarana untuk terciptanya tujuan bersama dengan memanfaatkan berbagai sumber daya dan fasilitas yang ada. Terutama sumber daya manusia (SDM) yang terdapat didalamnya. Hal ini sangat berkaitan dengan pembentukan tim dan kelompok serta adanya komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa dikatakan demikian? Karena tim, kelompok, dan komunikasi inilah bagian tersulit dalam manajemen organisasi. Seorang pemimpin harus bisa mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada dengan membentuk tim dan kelompok serta menjalin komunikasi yang baik guna tercapainya keefektifan manajemen.

Saat memasuki proses actuating, organisasi berusaha untuk melakukan seluruh rencana pengorganisasian dengan baik melalui pembentukan tim dan kelompok yang didalamnya harus terjalin komunikasi. Organisasi karang taruna mempunyai sumber daya manusia (SDM) yang diwujudkan dengan dibentuknya tim dan kelompok. Tim dan kelompok diperlukan untuk menjalankan setiap aktivitas organisasi. Tentu saja dalam pelaksanaan aktivitasnya diperlukan komunikasi antar anggota tim dan kelompok guna terciptanya kelancaran dalam setiap aktivitas sehingga mempermudah pencapaian tujuan.

Banyak organisasi membentuk tim dan berusaha menghidupkan kerja sama tim untuk menjamin efektivitas dan efisiensi target. Dalam organisasi karang taruna, tim dibentuk untuk melengkapi struktur organisasi yang telah mapan berjalan. Tim yang dibentuk harus fleksibel, tidak bertele-tele, tidak memerlukan banyak orang, mempunyai keahlian serta keterampilan yang merata dan seimbang. Mengapa demikian? Karena terkadang struktur organisasi karang taruna yang telah ada tidak mampu mengatasi permasalahan yang bersifat temporer dan mendadak. Permasalahan itu bisa berupa kurangnya panitia dalam pelaksanaan kegiatan karang taruna seperti lomba.

Lalu tim seperti apakah yang dibutuhkan dalam organisasi karang taruna? Dalam organisasi karang taruna perlu dibentuk dua jenis tim. Tim formal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi dan tim informal yang tidak langsung berhubungan dengan pekerjaan inti organisasi. Ada tiga jenis tim formal yang dibentuk dalam organisasi karang taruna.

Pertama, ada tim komando. Tim komado sendiri terdiri dari seorang manajer yang dilapori oleh beberapa karyawan anggota timnya. Tim komando terwujud dengan adanya ketua dalam suatu tim, jadi dalam setiap kegiatan karang taruna pasti dibentuk tim/panitia. Ketua panitia inilah yang menjadi manajer dengan mengarahkan anggota timnya untuk melakukan persiapan-persiapan suatu kegiatan/acara.

Kedua, ada komite. Komite salah satu bentuk tim yang biasanya mempunyai tugas khusus dan memerlukan waktu penyelesaian relatif lama. Komite terwujud dengan adanya tim khusus seperti tim penggalangan dana pada saat terjadi musibah atau bencana alam. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan tim penggalangan dana dibentuk sebagai tim khusus untuk melakukan penggalangan dana yang dananya akan digunakan untuk membantu korban musibah atau bencana alam. Dalam hal ini, tentu saja membutuhkan waktu penyelesaian yang relatif lama menyesuaikan terkumpulnya dana tersebut.

Ketiga, ada gugus tugas atau tim proyek. Tim proyek berupa tim sementara yang dibentuk untuk menangani masalah khusus yang bersifat mendesak yang tidak mungkin diselesaikan hanya oleh anggota terstruktur. Gugus tugas/tim proyek terwujud dengan adanya berbagai sie dalam kegiatan/acara seperti sie acara, sie dekdok, sie humas, dan sie perkap. Dengan adanya berbagai sie dalam kegiatan/acara karang taruna tentu saja memudahkan dalam menangani tugas suatu kegiatan. Dan apabila tugas tersebut tidak ditangani tentu saja akan menjadi masalah dan penghambat berjalannya suatu kegiatan/acara.

Apakah dalam organisasi karang taruna hanya dibentuk tim formal saja? Tentu saja tidak. Tim informal juga dibentuk meski tidak mempengaruhi kinerja organisasi karang taruna secara langsung, namun keberadaannya diperlukan. Seperti tim olahraga dan kesenian yang sangat menunjang suasana yang kondusif dalam memajukan organisasi. Mengapa demikian? Karena adanya tim olahraga dan kesenian akan mempererat tali silaturahmi, kebersamaan, dan kekeluargaan antar anggota karang taruna sehingga menunjang suasana yang kondusif.

Keberhasilan tim formal maupun tim informal sangat dipengaruhi oleh kekompakan (cohesiveness) para anggotanya. Mengapa kekompakan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan tim? Karena kekompakan tim sebagai indikator penting seberapa besar pengaruh tim secara keseluruhan atas anggota secara individual. Tim yang kompak akan menciptakan efektivitas kelompok sebagai suatu fungsi yang saling ketergantungan tugas, potensi, dan hasil.

Nah, dengan adanya ketergantungan tugas, potensi, dan hasil maka tim dan kelompok sangat berkaitan erat. Mengapa bisa dikatakan demikian? Karena di setiap tim akan ada kelompok didalamnya. Maka, diperlukan tahap pembentukan kelompok dalam organisasi karang taruna.

Pertama, pembentukan (forming). Pada tahap ini terdapat banyaknya ketidakpastian mengenai maksud, struktur, dan kepemimpinan kelompok. Ketidakpastian dalam organisasi karang taruna inilah yang akan menimbulkan pemikiran-pemikiran para anggota bahwa dirinya bagian dari kelompok dan akan berusaha untuk bekerja sama memperbaiki ketidakpastian tersebut.

Kedua, keributan (storming). Pada tahap ini terjadi konflik di dalam kelompok. Konflik muncul pada saat anggota menolak adanya batasan terhadap hak-hak individualnya, seperti adanya batasan-batasan untuk bergaul dengan seseorang yang dia sukai atau paksaan harus bergaul dengan seseorang yang tidak dia sukai. Mengapa bisa dikatakan seperti itu? Karena dibentuknya kelompok tidak memandang seseorang yang disukai ataupun tidak disukai, semua anggota diharapkan bisa menyesuaikan diri dan berkomunikasi dengan anggota yang lain.

Ketiga, penormaan (norming). Pada tahap ini berkembangnya hubungan yang erat setelah adanya penyelesaian konflik tersebut. Masing-masing anggota merasa saling memiliki dan saling tergantung yang kemudian timbul persahabatan. Persahabatan inilah yang akan menjadikan struktur kelompok lebih mapan dan mampu menyerap semua harapan serta keinginan para anggotanya.

Keempat, pelaksanaan (performing). Pada tada tahap ini, struktur telah sepenuhnya berfungsi dan diterima baik oleh anggota. Sehingga, energi kelompok diarahkan pada bagaimana para anggota melaksanakan tugas bukan lagi mencoba, memahami, dan mengerti.

Kelima, penundaan (adjourning). Bagi kelompok yang terdapat pada komite, tim, dan kepanitiaan yang lain. Penundaan dilakukan dengan mempersiapkan pembubaran kelompok. Mengapa hal ini dilakukan? Karena komite, tim, dan kepanitiaan bersifat sementara untuk acara tertentu dan ketika acara itu selesai maka dilakukan pembubaran kelompok sebagai tanda berakhirnya tugas.

Kinerja tim dan kelompok dalam organisasi karang taruna tidak dapat berjalan dengan baik tanpa komunikasi antar anggotanya. Hal ini karena komunikasi sangat penting dan segala proses kegiatan tidak akan dapat berjalan baik tanpa komunikasi yang baik pula. Sehingga, efektivitas komunikasi sangat berpengaruh terhadap efektivitas kepemimpinan.

Komunikasi sebagai proses penyampaian pesan dengan maksud memperoleh pengertian, persepsi atau pandangan yang sama. Tujuan organisasi sulit dicapai tanpa adanya komunikasi, maka komunikasi sangat diperlukan untuk menggerakkan fungsi anggota tim dan kelompok. Jadi, fungsi manajemen dalam setiap tim dan kelompok akan berhubungan erat dengan komunikasi. Apa buktinya? Objek komunikasi adalah seluruh fungsi manajemen dalam organisasi yang meliputi POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Sedangkan, subjek komunikasi adalah seluruh komponen yang ada dalam organisasi, mulai dari ketua, wakil ketua, bendahara, sekretaris, berbagai sie, tim dan kelompok yang dibentuk. Terdapat beragam media komunikasi dalam organisasi mulai dari struktur organisasi, instruksi kerja, peraturan kerja, surat edaran, dan rapat. Mengapa hal itu disebut media komunikasi? Karena hal tersebut sebagai sarana terjalinnya komunikasi antar anggota karang taruna.

Pentingnya komunikasi dalam organisasi karang taruna, maka dalam penyampaian pesannya pun harus melalui tahap-tahap yang benar. Tahap awal, pengirim menyampaikan pesan. Setelah pesan dikirim akan terjadi penyandian. Tahap berikutnya, pesan tersebut akan melewati saluran komunikasi. Saluran inilah yang memengaruhi penyampaian pesan. Selanjutnya, tahap pengartian sandi yang telah dikirimkan melewati saluran itu akan ditangkap oleh penerima pesan. Untuk menjamin komunikasi berjalan dengan baik dan benar, maka diperlukan tersedianya dan terbukanya proses umpan balik.

Seperti contohnya ketika rapat, ketua karang taruna memulai dengan salam pembuka dilanjutkan membahas inti-inti rapat. Penyampaian pesan inilah yang terdapat pada saat ketua menyampaikan salam pembuka dan membahas inti-inti rapat. Pada saat penyampaian pesan, maka terjadi penyandian yang berupa suara dan gerak tangan dari ketua. Proses penyandian ini kemudian melewati saluran komunikasi yang berupa saluran komunikasi personal antar anggota karang taruna. Saluran komunikasi personal meliputi dua orang atau lebih yang berkomunikasi secara langsung antara satu sama lain. Setelah melewati saluran komunikasi, terjadi pengartian sandi yang dimana penerima pesan mulai mengartikan pesan/suara yang disampaikan ketua. Ketika pesan itu sudah ditangkap oleh penerima yakni dari ketua kepada anggota karang taruna, diharapkan ada umpan balik dari anggota untuk merespon pesan yang disampaikan. Dengan begitu, komunikasi pada saat rapat dapat berjalan dengan efektif.

Jadi dibentuknya tim, kelompok, dan terjalinnya komunikasi bertujuan agar tercapainya efektivitas kinerja karang taruna. Mengapa bisa dikatakan demikian? Dalam pelaksanaan kegiatan atau acara karang taruna akan lebih mudah dan efektif apabila setiap anggota sudah tersusun dengan baik yang dalam hal ini dengan dibentuk menjadi beberapa tim. Didalam setiap tim, perlu dibentuk kelompok agar lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, komunikasi juga harus berjalan antar anggota tim dan kelompok agar saling berinteraksi guna tercapainya efektivitas kinerja anggota karang taruna.

Demikian pembahasan mengenai tim, kelompok, dan komunikasi dalam organisasi karang taruna yang dapat saya sampaikan. Mohon maaf jika masih terdapat kekurangan dalam pembahasan maupun penulisannya. Terimakasih... 

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

 

Referensi : Buku Pengantar Manajemen Sentot Imam Wahjono, dkk.

Sukoharjo, 22 Desember 2020